ChatGPT für Texte, KI für Bilder, intelligente Assistenten im Kundenservice oder automatisierte Prozesse: Künstliche Intelligenz ist längst im Arbeitsalltag vieler kleiner und mittelständischer Unternehmen angekommen. Gleichzeitig stellt der EU AI Act Unternehmen vor neue Anforderungen. Eine davon: den eigenen KI-Einsatz strukturiert zu erfassen und nachvollziehbar zu dokumentieren.
Gerade für kleinere Unternehmen stellt sich dabei eine praktische Frage: Wie soll eine solche Dokumentation erstellt werden, wenn weder eine eigene Rechtsabteilung noch ein KI-Beauftragter vorhanden ist?
Genau hier setzt dokumentationspflicht-ki.de an. Der Online-Assistent soll Unternehmen dabei helfen, ihre eingesetzten KI-Anwendungen strukturiert zu erfassen und passende Texte für die Dokumentation zu erstellen.
Für Unternehmen mit bis zu 100 Mitarbeitern kann die Plattform kostenlos genutzt werden.
Vom KI-Einsatz zur strukturierten Dokumentation
Statt sich zunächst durch umfangreiche Gesetzestexte und leere Vorlagen arbeiten zu müssen, führt dokumentationspflicht-ki.de Schritt für Schritt durch verständliche Fragen zum jeweiligen KI-Einsatz.
Unternehmen beschreiben beispielsweise, wie und wofür eine KI-Anwendung eingesetzt wird. Auf Grundlage der Antworten erstellt der Assistent formulierte Textbausteine für die Dokumentation.
So entsteht aus einzelnen Informationen eine strukturierte Grundlage, die gespeichert, später ergänzt und bei Veränderungen aktualisiert werden kann.
Das Ziel: KI-Dokumentation in Minuten statt Tagen.
Warum das Thema 2026 besonders relevant wird
Der EU AI Act wird schrittweise wirksam. Ab dem 2. August 2026 greifen weitere Regelungen, darunter insbesondere Transparenzpflichten für bestimmte KI-Anwendungen.
Für Unternehmen bedeutet das: Es wird zunehmend wichtiger zu wissen, welche KI-Systeme überhaupt im Unternehmen eingesetzt werden, zu welchem Zweck sie genutzt werden und welche Maßnahmen bereits getroffen wurden.
Der erste sinnvolle Schritt muss deshalb nicht zwangsläufig ein umfangreiches Compliance-Projekt sein. Schon ein vollständiger Überblick über die tatsächlich eingesetzten KI-Anwendungen schafft eine wichtige Grundlage.
Denn KI findet sich inzwischen an vielen Stellen: im Marketing, in der Texterstellung, bei Übersetzungen, in Kundenservice-Chatbots, in internen Prozessen oder in spezialisierten Softwarelösungen.
Besonders für kleinere Unternehmen eine praktische Hürde
Große Unternehmen können für neue regulatorische Anforderungen eigene Teams, Compliance-Abteilungen oder externe Spezialisten einsetzen. Bei kleinen und mittelständischen Unternehmen sieht die Realität häufig anders aus.
Hier landet das Thema zusätzlich auf dem Schreibtisch der Geschäftsführung oder bei Mitarbeitern, die sich eigentlich um IT, Datenschutz, Marketing oder operative Aufgaben kümmern.
Ein geführter Assistent kann diese Einstiegshürde reduzieren: Statt bei einem leeren Dokument anzufangen, beantwortet der Nutzer konkrete Fragen und erhält daraus formulierte Textbausteine.
Kostenlos für Unternehmen bis 100 Mitarbeiter
Damit insbesondere kleinere und mittelständische Unternehmen einen einfachen Einstieg erhalten, steht dokumentationspflicht-ki.de Unternehmen mit bis zu 100 Mitarbeitern kostenlos zur Verfügung.
Unternehmer können damit ihre KI-Anwendungen erfassen, strukturiert beschreiben und eine nachvollziehbare Dokumentationsgrundlage aufbauen, ohne zunächst ein eigenes Dokumentationssystem entwickeln zu müssen.
Die Plattform bietet unter anderem:
- einen geführten Dokumentations-Assistenten,
- formulierte Textbausteine statt leerer Vorlagen,
- eine strukturierte Betrachtung relevanter Aspekte des KI-Einsatzes,
- zentrale Speicherung der erstellten Dokumentationen und
- regelmäßig aktualisierte Textvorlagen.
Jetzt den eigenen KI-Einsatz erfassen
Wer KI bereits im Unternehmen nutzt, kann mit einer einfachen Bestandsaufnahme beginnen: Welche KI-Tools werden verwendet? Wer nutzt sie? Für welche Aufgaben? Und wie ist ihr Einsatz bislang dokumentiert?
Unternehmen mit bis zu 100 Mitarbeitern können dokumentationspflicht-ki.de kostenlos nutzen und ihre KI-Dokumentation Schritt für Schritt erstellen.
Weitere Informationen unter dokumentationspflicht-ki.de.
Hinweis: dokumentationspflicht-ki.de ist ein Textassistent und bietet keine Rechtsberatung. Die generierten Dokumente ersetzen nicht die Prüfung durch qualifizierte Rechtsberatung.
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